Rechnungen, Belege, BWA und der Monatsabschluss für das Finanzamt bringen viele Inhaber aus der Gastronomie regelmäßig zur Verzweiflung. Da liegt es Nahe mit digitalen Tools die Eingangsrechnungen und Kassenzettel zu digitalisieren und durch Automatisierung viel Zeit und Nerven zu sparen.
Wir stellen dir die 3 einfachsten Wege vor, um mit Tac in deinem Arbeitsalltag ganz nebenbei die Belege und Rechnungen zu organisieren. Du wirst so jeden Monat mehrere Stunden Arbeit sparen 😉 ?
Tac ist eine App und Website zum digitalisieren von Kassenzetteln und Rechnungen. Tac ist speziell entwickelt für die Gastronomie und integriert sich perfekt und fast unsichtbar in deinen Arbeitsalltag. Eingangsrechnungen werden in 5 Sekunden digital erfasst. Erfahre mehr
3 Methoden Eingangsrechnungen ohne Aufwand zu digitalisieren
Eingangsrechnungen kannst du auf 3 verschiedenen Wegen digitalisieren. Du kannst für jede Situation die passende Methode zur Digitalisierung der Rechnung wählen. Alle Methoden sind schnell, einfach und effizient.
- Rechnungen und Kassenzettel mit Tac App scannen
- Rechnungen per E-Mail an die Tac Inbox weiterleiten
- Rechnungen vom Computer hochladen
1. Rechnungen und Kassenzettel mit App scannen
Das Scannen von Kassenzetteln kannst du mit der Tac App in wenigen Sekunden durchführen. Kassenzettel und Papierbelege von Lieferanten kannst du so schnell und einfach digitalisieren und in deinem Tac Workspace verwalten bzw. später an deinen Steuerberater senden. Solltest du die App noch nicht installiert haben kannst du sie im App Store oder bei Google Play herunterladen.
Wann und wo kannst du Rechnungen am besten scannen?
Unser Tipp: Scanne Papierbelege und Kassenzettel am besten direkt dort, wo sie dir übergeben werden. Dann hast du alle Belege sofort digital verfügbar und brauchst dir später keinen Gedanken mehr darum zu machen. Wenn du Belege sofort mit der App scannst, hast du am Ende zum Monatsabschluss fast keine Arbeit mehr, denn alle Belege sind bereits digital verfügbar. Du brauchst nur einen sauberen Untergrund und gute Lichtverhältnisse. Das scannen der Belege dauert nur wenige Sekunden.
Scanne die Rechnung
Lege die Rechnung oder den Kassenzettel auf einen ebenen Untergrund. Achte darauf, dass auf dem Untergrund keine anderen Papiere liegen, die mit Text beschrieben oder bedruckt sind. Die Rechnung sollte einigermaßen gerade auf dem Untergrundliegen und nicht zerknickt oder gefaltet sein. Achte auch darauf, dass es gute Lichtverhältnisse gibt, es darf nicht zu dunkel sein.
Als nächstes nimm deine Smartphone und öffne die Tac App. Klicke den Button „Scan“ am unteren Ende des Bildschirms. Im nächsten Schritt entscheide, ob der folgende Scan eine „Privateinlage“ ist oder „Normale Kosten“. Wenn du die Rechnung mit Geld von deinem Geschäftskonto bezahlst wähle „Normale Kosten“, wenn du die Kosten mit privatem Geld bezahlt hast wähle „Privateinlage“.
Nun öffnet sich die Kamera Ansicht um ein Foto von dem Beleg aufzunehmen. Halte das Handy gerade über den Beleg und achte darauf, dass der Beleg so groß wie möglich auf dem Foto zu sehen ist. Im Anschluss siehst du nochmal das Foto in der Übersicht und kannst das Foto bei Bedarf wiederholen, falls es zum Beispiel verwackelt ist. Sollte alles passen klicke auf „Verwenden“. Der Scan wird dann in deinen Tac Workspace hochgeladen. Wenn die Rechnung keine weitere Seite hat kannst du auf „Fertig“ klicken, Falls die Rechnung noch weitere Seiten hat klicke auf „Weitere Seite“ und scanne die nächste Seite.
Optional: Prüfe die Rechnungsdaten
Sobald ein neuer Beleg in deinen Tac Workspace geladen wird, wird der Text aus den hochgeladenen Dateien per OCR extrahiert und mit einem Algorithmus analysiert, um die wichtigsten Rechnungsdaten automatisch zu erkennen. Tac versucht folgende Rechnungsdaten zu erkennen:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsbetrag
- Name des Rechnungsstellers
- Mehrwertsteuersatz
Tac erkennt diese Daten bei 90% der Eingangsrechnungen und Kassenzettel. Wir empfehlen trotzdem ab und zu die Scans in der App oder auf der Tac Website zu überprüfen. Sollte ein Wert fehlen oder nicht korrekt sein, kannst du ihn in der App oder auf der Website schnell anpassen.
2. Rechnungen per E-Mail an die Tac Inbox weiterleiten
Das ist die schnellste Methode um Eingangsrechnungen zu digitalisieren. Viele Lieferanten schicken ihre Rechnung per E-Mail an dich. Auch wenn du Online einkaufst bei Amazon oder Metro erhältst du die Rechnung in der Regel als PDF Datei per E-Mail. Im besten Fall hast du in diesem Fall tatsächlich NULL Aufwand.
Sende E-Mails mit Anhang an die Tac Inbox
Du hast eine E-Mail erhalten mit der Eingangsrechnung als Datei-Anhang? Wähle die E-Mail in deinem E-Mail Programm aus und klicke auf „Weiterleiten“. Achte darauf, dass der Dateianhang in die neue E-Mail übernommen wird. Trage als Empfänger „cost@tac-inbox.com“ ein. Klicke auf „Senden“ und fertig! Die Rechnung wird nun automatisch von Tac extrahiert und in deinen Tac Workspace gespeichert. Die wichtigsten Rechnungsdaten, wie Rechnungsdatum, Betrag und Name des Rechnungsstellers werden automatisch erkannt und ebenfalls gespeichert.
Lass deine Lieferanten direkt an die Tac Inbox senden
Tipp: Bitte deine Lieferanten die Rechnungen im „cc.“ an cost@tac-inbox.com zu senden. Dann sind die Eingangsrechnungen immer sofort auch im Tac Workspace gespeichert und du musst nichts weiter tun. Damit das funktioniert, musst du vorher die E-Mail Adresse des Lieferanten bei Tac eintragen. Gehe dazu auf der Tac Website auf die Einstellungen und füge den Lieferanten unter „E-Mail Absender“ hinzu.
3. Rechnungen vom Computer hochladen
Du kannst Eingangsrechnungen auch einfach von deinem Computer direkt in den Tac Workspace hochladen und so digitalisieren.
